Assistant-e administratif-ve de la direction des ressources humaines (h/f)

Annonce d'emploi numéro: 6597
Description du poste

Afin de pourvoir au remplacement temporaire d’un agent indisponible à la Direction des Ressources Humaines de la CA3B, nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) de la Direction des Ressources Humaines h/f.

Missions :

Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, vous apportez une aide permanente aux cadres de la DRH et assister vos collègues dans certaines de leurs missions. Ainsi, vos missions sont les suivantes : 

  • Organiser les agendas, prendre des rendez-vous, organiser et planifier des réunions en fonction des priorités des cadres :
    • Rédiger les ordres du jour en concertation avec les cadres,
    • Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
    • Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.), 
    • Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.
  • Rédiger et mettre en forme des travaux de bureautique :
    • Prendre des notes, concevoir et mettre en forme tous types d’écrits,
    • Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
    • Organiser le classement et l’archivage des dossiers,
    • Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
  • Assurer en partenariat avec les services du Centre de Gestion et en concertation avec les collègues de la DRH, l’organisation du suivi médical des agents :
    • Prendre rendez-vous et convoquer les agents,
    • Réceptionner les fiches relatives à l’aptitude des agents, 
    • Informer les chefs de services et les collègues de la DRH d’éventuelles restrictions pour leurs agents, 
    • Alerter les collègues du service prévention d’éventuelles suite à donner,
    • Enregistrer sous le logiciel de SIRH Civil le suivi médical des agents,
    • Etablir dans le cadre de la déclaration annuelle au Centre de Gestion le listing des agents.
  • Accueillir téléphoniquement et physiquement pour les cadres
    • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent,
    • Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
    • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
    • Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité,
    • Transmettre des messages.
  • Gérer l’arrivée des courriers : ouverture, datage et répartition par secteur d’activité et personne concernée.
  • Traiter diverses informations :
  • Réceptionner, enregistrer, vérifier et/ou constituer des dossiers spécifiques,
    • Préparer les dossiers pour les instances (CT, CAP, etc.),
    • Archiver des documents,
    • Identifier les sources de documentation, rechercher, synthétiser et présenter des informations.

Cette liste des tâches est non exhaustive et peut être modifiée selon les besoins du service.

Nombre de postes à pourvoir
1
Type de contrat
CDD -contrat à durée déterminée-
Profil recherché
  • Formation supérieure de type BTS (AM) Assistant de manager ou DUT GEA (Gestion des entreprises et des administrations), Licence pro métiers de la GRH (Gestion des Ressources Humaines), etc.
  • Expérience dans l’Assistanat de direction souhaitée,
  • Connaissances du fonctionnement des collectivités locales, du statut de l’environnement territorial et de la fonction publique territoriale,
  • Excellente maitrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique,
  • Aptitudes rédactionnelle, d’analyse et de synthèse,
  • Capacités d’organisation, de réactivité et de gestion des priorités,
  • Sens des responsabilités et du service public
Rémunération
Rémunération statutaire + avantages sociaux (CNAS)
Durée du contrat
1 mois renouvelable
Diplôme(s)
Bac +2 minimum
Fiche de poste
Ville (lieu de travail)
Bourg-en-Bresse (01000)
Département/Région/Pays (lieu de travail)
Domaine d'activité de la structure
ACCUEIL - SECRETARIAT - RESSOURCES HUMAINES - COMPTABILITE - DOCUMENTATION - TRADUCTION
Domaine d'activité du poste
ACCUEIL - SECRETARIAT - RESSOURCES HUMAINES - COMPTABILITE - DOCUMENTATION - TRADUCTION
Durée hebdomadaire
35 heures
Temps plein/partiel
Temps plein
Nom Annonceur (ou de l'organisme)
Communauté d'Agglomération du Bassin de Bourg-en-Bresse
Comment postuler ? (Coordonnées de la personne à contacter et modalités de candidature)
Monsieur le Président de la Communauté d'Agglomération du Bassin de Bourg-en-Bresse,
Direction des Ressources Humaines
3 avenue Arsène d'Arsonval CS 88000
01008 Bourg-en-Bresse Cedex
recrutements@ca3b.fr
Annonce publiée le 17/12/2018 et jusqu'au 17/01/2019