Stage organisation digitale entreprise

Annonce de stage numéro: 20616
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ALEC Agence Locale de l'Energie et du Climat de la Métropole grenobloise
Description du poste

Le stage proposé vise à contribuer à l’organisation interne et à la digitalisation de l’ALEC (association et SPL) et du GEIEC, dans un contexte où les activités et les structures se sont fortement développées au cours de ces dernières années, et ont connu de forts changements.
Différents moyens et outils digitaux d’organisation ont été mis en place au fur et à mesure de la croissance de l’activité, et plus récemment pour répondre aux nouveaux besoins liés à la crise du COVID19 ; il devient nécessaire de les remettre à plat, afin qu’ils continuent à contribuer à la structuration, à l’efficacité et à la fluidité de l’activité.

Les principales activités qui vous seront confiées sont les suivantes :
- Organisation des différents outils digitaux de partage d'information et communication (visio, outils collaboratifs…)
- Recenser les besoins actuels et potentiels
-  Inventorier et analyser les outils utilisés/existants
-  Le cas échéant, proposer et mettre en place de nouveaux outils
-  Homogénéiser les outils et créer/mettre à jour les manuels/tutoriels
- Organisation des différents supports numériques nécessaires au fonctionnement interne
- Recenser les besoins
-  Inventorier les supports existants
- Homogénéiser/améliorer/créer une bibliothèque de supports et communiquer en interne pour systématiser leur utilisation
- Organisation du serveur informatique :
-  Revoir, actualiser et optimiser l’organisation des dossiers
-  Identifier les bonnes pratiques
-  Requestionner le besoin concernant la base documentaire
-  Mettre en place ou actualiser les règles de classement et de dénomination, et les procédures pour les équipes
-  Réaliser la mise en ordre du serveur (=archiver, éliminer…)
-  Mettre en place un fichier de suivi des droits d'accès
- Mise en place et organisation d’un fichier contacts partagés sur le serveur de messagerie
- Recenser les besoins
-  Identifier les contraintes techniques à la mutualisation (liées à la diversité des messageries utilisées) et proposer des solutions
-  Mettre en place les règles (nature des contacts partagés, niveau de partage, informations partagées…)
- Contribution à la réflexion sur la digitalisation des activités.

Autres activités :
En complément du travail ci-dessus, il pourra vous être proposé d’apporter votre contribution à d’autres projets ou travaux en cours, en fonction des opportunités se présentant durant le stage.
L’objectif est ici de vous permettre d’avoir une vision exhaustive et concrète de l’ensemble de nos activités.

Nombre de postes à pourvoir
1
Profil recherché

Niveau Bac + 3 à  Bac +5
Vous êtes de formation sciences de l’information et de la communication, gestion/organisation des entreprises/ conduite du changement avec une forte appétence pour le digital, ou formation dans le digital avec une bonne connaissance du fonctionnement d’une entreprise et de ses processus d’organisation.
Au-delà de votre formation, c’est votre parcours, vos expériences et votre intérêt qui nous ferons retenir votre candidature.
Ce stage est une véritable opportunité pour un.e étudiant.e qui souhaite à terme travailler dans une organisation en fort développement et y apporter ses compétences en organisation et digitalisation.

Durée de la convention
6 mois
Niveau d'études
Niveau 2 (Bac+3/4)
Indemnisation
15% du plafond horaire de la sécurité sociale
Temps plein/partiel
Temps plein
Ville (lieu de travail)
Saint-Martin d'Héres
Département/Région/Pays (lieu de travail)
Durée hebdomadaire

35h

Domaine d'activité du poste
COMMUNICATION - MEDIA - MULTIMEDIA - INFORMATIQUE - INFOGRAPHIE
Domaine d'activité de l'organisme
COMMUNICATION - MEDIA - MULTIMEDIA - INFORMATIQUE - INFOGRAPHIE
Fiche de poste
Avantages
Tickets restaurants
Accès
Tram à proximité et Métro-vélo mise à disposition
Nom de l'annonceur (ou de l'organisme)
Agence Locale de l'Enérgie et du Climat de la Métropole grenobloise
Comment postuler ? (Coordonnées de la personne à contacter et modalités de candidature)
Candidature à adresser à recrutement@alec-grenoble.org
Annonce publiée le 27/04/2021 et jusqu'au 27/05/2021